Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten die App „Dearly Kept“ und diese Website verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Benedict Heine
Marinesteig 8
14129 Berlin
Deutschland
E-Mail: support@dearlykept.de

Einen Datenschutzbeauftragten gibt es nicht. Die Verarbeitung liegt unterhalb der gesetzlichen Schwelle.

Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: je nach Anmeldeweg deine E-Mail-Adresse, deine Apple-ID (Sign in with Apple, auf Wunsch mit einer anonymen Relay-Adresse) oder dein Google-Konto. Bei der Anmeldung mit E-Mail zusätzlich dein Passwort, gespeichert nur als Hash. Dazu Anzeigename und Benutzername, optional Profilbild, Kurzbeschreibung, Heimatort und die Farben, die du für Profil und Papier wählst. Das Profilbild liegt unter einer Adresse mit deiner Konto-Kennung und ist für deine Freunde sichtbar.
• Inhalte: die von dir erfassten Postkarten, Klappkarten und Briefe: Fotos der Vorder- und Rückseite und weiterer Seiten, Ort, Land, Datum, Anlass, Kommentar, erkannter Text, Zusammenfassung und Übersetzung. Dazu die von dir angelegten Personen mit Namen und weiteren Namen (Spitznamen), deine bereisten Länder und deine mit Stern markierten Lieblingskarten.
• Soziale Daten: Freundschaften, innerer Kreis, Spitznamen und Verknüpfungen zwischen Personen und Profilen, die du selbst herstellst. Optional deine Postanschrift und deine Wunschländer, beides nur für bestätigte Freunde sichtbar, die Anschrift auf Wunsch nur für den inneren Kreis. Kopplungen zwischen einer gesendeten und der zugehörigen erhaltenen Karte samt Reaktionen („Danke“) und, wenn du sie freigibst, eine Kopie der Rück- oder Innenseite für den Absender sowie Kopien deiner freigegebenen Lieblingskarten für deine Freunde.
• Reisen: bestätigst du eine von der App erkannte Reise, speichern wir das Land, den Zeitraum und die gewählte Zielgruppe. Freunde aus dieser Zielgruppe, die sich eine Karte aus diesem Land wünschen, erhalten eine Mitteilung mit deinem Anzeigenamen. Die Erkennung nutzt nur die Zeitzone deines Geräts, keinen Standort.
• Einladungen: dein Einladungscode und, wenn jemand ihn einlöst, die Verbindung zwischen dem einladenden und dem eingeladenen Konto.
• Nutzungsereignisse: welche Funktionen du wie oft nutzt (etwa „Karte gespeichert“ oder „Bild geteilt“), ohne Inhalte, Namen oder Adressen, nach 180 Tagen gelöscht, abschaltbar unter Einstellungen › Daten › „Nutzungsstatistik teilen“.
• Nutzungsdaten: der Zeitpunkt deiner letzten Aktivität und die Zahl der App-Starts je Tag, um die aktive Nutzung auszuwerten.
• Push-Benachrichtigungen: wenn du sie erlaubst, ein Geräte-Token von Apple, damit wir dir Mitteilungen über angekommene Karten, Kopplungen, Reaktionen, Reisen und Geschenke schicken können. Apple erhält dafür das Token, die Art der Mitteilung und den Anzeigenamen der beteiligten Person. Den Satz baut dein Gerät.
• Kauf- und Abodaten: falls du Abos oder Pakete kaufst, die Transaktionskennungen von Apple, das Produkt, der Zeitraum und dein Tarif. Wir prüfen jeden Kauf bei Apple und erhalten von Apple Mitteilungen über Verlängerungen, Kündigungen und Erstattungen. Die Zahlung wickelt Apple ab, wir erhalten keine Zahlungsdaten.
• KI-Abrechnung: je Analyse und Übersetzung Zeitpunkt, Stufe, Modell, Bildanzahl und Kosten, ohne Inhalte.
• Moderationsdaten: wenn du ein Profil meldest oder blockierst, die beteiligten Konto-Kennungen, der Meldegrund, deine Begründung und der Bearbeitungsstatus.
• Gerätekennung bei der Registrierung: beim Anlegen eines Kontos verarbeiten wir die von Apple vergebene, auf den Anbieter bezogene Gerätekennung (identifierForVendor), um zu verhindern, dass das einmalige Startguthaben durch wiederholte Neuanmeldungen missbraucht wird.
• Nur auf deinem Gerät: Kontakte (wählst du einen Kontakt aus, übernimmt die App Name und Foto für eine Person, Foto und Zuordnung bleiben auf dem Gerät, der Name wird wie jede Person mit deinem Konto abgeglichen), dein Standort (siehe Orts-Erkennung), das Diagnoseprotokoll (Kennungen, Zähler und Fehler, keine Kartentexte, es verlässt das Gerät nur, wenn du es unter Einstellungen › Über selbst teilst), deine Sicherungen als ZIP und die lokalen Mitteilungen zu Rückblicken, Jahresrückblick und offenen Analysen.

Was du angeben musst

Für ein Konto brauchen wir eine Anmeldung über Apple, Google oder E-Mail und einen Benutzernamen. Ohne Konto lässt sich die App nicht nutzen. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der App (Konto, Speicherung und Synchronisierung deiner Karten, soziale Funktionen, Übersetzung, Orts-Erkennung): Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• KI-Analyse von Karten und Namen als Hinweise (KI Pro): deine Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne deine Zustimmung wird keine Cloud-Analyse gestartet.
• Push-Benachrichtigungen und Standort für Reisehinweise: deine Einwilligung über die Abfrage von iOS, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit in den Systemeinstellungen widerrufbar.
• Nutzungsereignisse und Nutzungsdaten: berechtigtes Interesse am Betrieb und an der Verbesserung der App, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Kaufabwicklung: Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Meldungen und Blockierungen: berechtigtes Interesse an einer sicheren Gemeinschaft und der Verhinderung von Missbrauch, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Missbrauchsschutz bei der Registrierung: berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Mehrfachanmeldungen zur Erschleichung von Guthaben, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Betrieb dieser Website: berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

KI-Analyse (Cloud)

Wenn du die KI-Analyse einer Karte startest oder den automatischen Start eingeschaltet hast, gehen die Fotos der Karte (bei Klappkarten und Briefen bis zu acht Seiten), der Kartentyp und deine Sprachwahl an unseren Server (Supabase, Frankfurt) und von dort an Anthropic, PBC (USA). Alle drei Stufen (KI, KI Plus, KI Pro) nutzen Modelle der Claude-Familie. Das Modell liest Handschrift und Aufdruck direkt vom Bild und schlägt Ort, Land, Datum, Absender, Anlass und eine Zusammenfassung vor.

Das passiert erst nach deiner ausdrücklichen Einwilligung. Du gibst sie einmalig und kannst sie jederzeit unter Einstellungen › KI-Analyse › „Fotos zur Analyse übertragen“ zurücknehmen. Deine Freundesliste, deine Kontakte und die Texterkennung deines Geräts werden nicht mitgeschickt. Der Abgleich erkannter Absender mit deinen Personen passiert auf dem Gerät. Nur bei KI Pro kannst du nach einer zweiten Einwilligung die Namen und weiteren Namen deiner Personen als Hinweise mitschicken (Einstellung „Namen als Hinweise“), damit Spitznamen erkannt werden.

Lässt du den erkannten Text einer Karte übersetzen, geht dieser Text (keine Fotos) über unseren Server an OpenAI (USA). Die Übersetzung startest du selbst je Karte.

Anthropic und OpenAI verarbeiten die Daten in unserem Auftrag und nutzen sie nach ihren Bedingungen für Programmierschnittstellen nicht zum Training ihrer Modelle. Die Übermittlung in die USA ist über die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

Die Analyse trifft keine Entscheidung über dich. Sie erzeugt Vorschläge, die du einzeln annehmen oder verwerfen kannst. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Auf deinem Gerät läuft zusätzlich eine einfache Texterkennung von Apple. Sie liefert nur einen Ersatztext, wenn das Modell keinen Text abschreibt, und erkennt Postcrossing-Kennungen. Sie überträgt keine Bilder.

Personen auf deinen Postkarten

Postkarten enthalten fast immer Daten anderer Menschen: Handschrift, Namen, Anschriften, Grüße. Sofern du die App rein privat nutzt, unterliegt das der Haushaltsausnahme des Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO. Wenn du Karteninhalte darüber hinaus verwendest, etwa indem du sie veröffentlichst, bist du für diese Verarbeitung selbst verantwortlich. Wir empfehlen, fremde Namen und Anschriften vor einer Veröffentlichung unkenntlich zu machen.

Orts-Erkennung

Zur Umwandlung von Ortsnamen in Koordinaten und umgekehrt nutzen wir den Kartendienst von Apple. Dabei werden die jeweiligen Ortsangaben an Apple übertragen. Auf die Standortdienste deines Geräts greift die App nur zu, wenn du „Standort für Reisehinweise“ in den Einstellungen einschaltest. Dann ermittelt sie höchstens alle sechs Stunden grob das Land, in dem du dich befindest, und vergleicht es auf dem Gerät mit den Wunschländern deiner Freunde. Deine Position wird weder gespeichert noch an unseren Server übertragen. Nur die Umwandlung der Koordinaten in ein Land läuft über Apple.

Speicherung auf deinem Gerät

Die App speichert deine Sammlung, deine Einstellungen, Zwischenspeicher und die Warteschlange für den Abgleich auf deinem Gerät. Das ist für die Funktion der App erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es gibt kein Tracking und keine Werbekennungen.

Diese Website

Die Website wird bei Cloudflare gehostet. Beim Abruf einer Seite verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten wie deine IP-Adresse, Zeitpunkt des Abrufs, angeforderte Adresse, übertragene Datenmenge und Browserkennung. Das ist zur Auslieferung und zur Abwehr von Angriffen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir selbst speichern keine Protokolle dieser Website. Cloudflare verarbeitet in unserem Auftrag und ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Diese Website setzt keine Cookies, bindet keine externen Schriftarten oder Skripte ein und nutzt keine Analyse- oder Werbewerkzeuge. Wenn du oben die Sprache umschaltest, wird diese Wahl im lokalen Speicher deines Browsers abgelegt, damit sie beim nächsten Besuch erhalten bleibt. Das dient allein der von dir gewünschten Funktion (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und lässt sich jederzeit über die Website-Einstellungen deines Browsers löschen.

Es gibt kein Kontaktformular. Wenn du uns über die angegebene Adresse schreibst, verarbeiten wir deine Nachricht ausschließlich zur Bearbeitung deines Anliegens.

Empfänger und Übermittlung in Drittländer

• Supabase, Inc. (USA): Datenbank, Dateispeicher, Anmeldung, Server-Funktionen und Echtzeit-Updates. Die Daten liegen in Frankfurt (Region eu-central-1). Soweit Supabase aus den USA zugreift, etwa für Wartung, gelten die EU-Standardvertragsklauseln.
• Anthropic, PBC (USA): KI-Analyse aller drei Stufen, nur nach deiner Einwilligung. EU-Standardvertragsklauseln.
• OpenAI (USA): Übersetzung erkannter Texte, nur wenn du sie startest. EU-Standardvertragsklauseln.
• Resend, Inc. (USA): Versand von System-E-Mails wie Bestätigungsmail und Passwort zurücksetzen, Versand über die EU-Region Irland. Resend ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln.
• Cloudflare, Inc. (USA): Hosting dieser Website. Zertifiziert unter dem EU-US Data Privacy Framework.
• Apple (Apple Distribution International Ltd., Irland, und Apple Inc., USA): „Sign in with Apple“, Push-Benachrichtigungen, Kartendienst, Kaufabwicklung und App-Auslieferung. Apple stützt Übermittlungen in die USA auf die EU-Standardvertragsklauseln.
• Google LLC (USA): nur, wenn du dich mit Google anmeldest. Zertifiziert unter dem EU-US Data Privacy Framework.

Diese Dienste verarbeiten Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Apple und Google sind bei Anmeldung und Zahlung selbst verantwortlich. Übermittlungen in die USA stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter zertifiziert ist, sonst auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Klauseln bekommst du auf Anfrage. Wir geben deine Daten nicht zu Werbezwecken weiter und verkaufen sie nicht.

Speicherdauer und Löschung

• Deine Daten bleiben gespeichert, solange dein Konto besteht.
• Gelöschte Karten landen zunächst unter „Zuletzt gelöscht“ und werden nach 7 Tagen automatisch endgültig gelöscht. Auf dem Server bleiben die Daten danach noch bis zu 30 Tage als technische Sicherung, bevor sie entfernt werden. Von jeder gelöschten Karte bleibt bis zu ein Jahr lang nur die Kennung, damit andere Geräte sie nicht erneut hochladen.
• Du kannst dein Konto jederzeit in der App löschen (Profil → Einstellungen → Konto → Konto löschen). Die Daten auf dem Gerät werden sofort entfernt, die Cloud-Daten 30 Tage aufbewahrt. Meldest du dich in dieser Zeit erneut an, ist alles wieder da. Danach löschen wir Konto, Karten, Bilder und Profil endgültig. Dein Benutzername bleibt in dieser Frist vergeben.
• Nutzungsereignisse werden nach 180 Tagen gelöscht.
• Meldungen werden so lange gespeichert, wie dies zur Prüfung, Missbrauchsabwehr und Dokumentation erforderlich ist. Blockierungen bleiben bis zur Aufhebung oder Kontolöschung bestehen.
• Verbindungsdaten dieser Website hält nur Cloudflare nach seinen eigenen Fristen kurz vor.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Deine Sammlung kannst du jederzeit selbst als ZIP exportieren (Einstellungen › Daten › Backup).

Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, hast du nach Art. 21 DSGVO das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen deiner besonderen Situation jederzeit zu widersprechen.

Eine erteilte Einwilligung, etwa in die KI-Analyse, kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, in der App über die genannten Schalter. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Für alle Anliegen wende dich an support@dearlykept.de. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.

Datensicherheit

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf deine Daten ist durch Zugriffsregeln auf Server-Ebene auf dein Konto und deine bestätigten Freunde beschränkt.

Mindestalter

Dearly Kept ist für Personen ab 16 Jahren. Bist du jünger, darfst du ein Konto nur mit Zustimmung deiner Eltern oder Erziehungsberechtigten anlegen, und die Einwilligung in die KI-Analyse müssen sie erteilen. Wir erheben keine Altersangaben und richten uns nicht gezielt an Kinder.

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils in der App und unter dieser Adresse abrufbare Fassung.

Stand: 1. November 2026

Privacy Policy

This policy explains which personal data the “Dearly Kept” app and this website process, for what purpose and on what legal basis.

Controller

The controller responsible for data processing is:

Benedict Heine
Marinesteig 8
14129 Berlin
Germany
Email: support@dearlykept.de

There is no data protection officer. The processing stays below the statutory threshold.

What data we process

• Account data: depending on how you sign in, your email address, your Apple ID (Sign in with Apple, optionally with an anonymous relay address) or your Google account. If you sign in with email, also your password, stored only as a hash. Plus your display name and username, and optionally a profile picture, a short bio, your home town and the colours you pick for profile and paper. The profile picture is stored under an address that contains your account ID and is shown to your friends.
• Content: the postcards, folded cards and letters you record: photos of the front, back and further pages, place, country, date, occasion, comment, recognised text, summary and translation. Plus the people you create with their names and alternative names (nicknames), the countries you have visited and the cards you have starred.
• Social data: friendships, inner circle, nicknames and the links between people and profiles that you create yourself. Optionally your postal address and your wish countries, both visible to confirmed friends only, the address to your inner circle only if you prefer. Pairings between a sent card and the matching received one including reactions (“thanks”) and, if you release them, a copy of the card’s back or inside for the sender and copies of your starred cards for your friends.
• Trips: if you confirm a trip the app has detected, we store the country, the period and the audience you chose. Friends in that audience who wish for a card from that country get a notification with your display name. Detection uses only your device’s time zone, never your location.
• Invitations: your invitation code and, when someone redeems it, the connection between the inviting and the invited account.
• Usage events: which features you use and how often (such as “card saved” or “image shared”), without content, names or addresses, deleted after 180 days, can be switched off under Settings › Data › “Share usage statistics”.
• Usage data: the time of your last activity and the number of app launches per day, to measure active use.
• Push notifications: if you allow them, a device token issued by Apple so we can notify you about arrived cards, pairings, reactions, trips and gifts. Apple receives the token, the kind of notification and the display name of the person involved. Your device composes the sentence.
• Purchase and subscription data: if you buy subscriptions or packs, Apple’s transaction identifiers, the product, the period and your plan. We verify every purchase with Apple and receive Apple’s notices about renewals, cancellations and refunds. Apple handles payment, we never see payment details.
• AI accounting: for every analysis and translation the time, level, model, number of images and cost, without content.
• Moderation data: when you report or block a profile, the account IDs involved, the reason, your explanation and the review status.
• Device identifier at sign-up: when you create an account we process the vendor-scoped device identifier that Apple assigns (identifierForVendor) to stop the one-time starting credit from being claimed again through repeated registrations.
• On your device only: contacts (if you pick a contact, the app takes over name and photo for a person, photo and link to the contact stay on the device, the name is synced like any other person), your location (see location lookup), the diagnostics log (IDs, counters and errors, no card text, it leaves the device only when you share it yourself under Settings › About), your ZIP backups and the local notifications for memories, the year in review and pending analyses.

What you have to provide

An account needs a sign-in with Apple, Google or email and a username. Without an account the app cannot be used. Everything else is optional.

Purposes and legal bases

• Providing the app (account, storing and syncing your cards, social features, translation, location lookup): performance of a contract, Art. 6(1)(b) GDPR.
• AI analysis of cards and names as hints (AI Pro): your consent, Art. 6(1)(a) GDPR. No cloud analysis starts without your consent.
• Push notifications and location for travel hints: your consent through the iOS prompt, Art. 6(1)(a) GDPR, revocable at any time in the system settings.
• Usage events and usage data: legitimate interest in operating and improving the app, Art. 6(1)(f) GDPR.
• Purchase processing: performance of a contract, Art. 6(1)(b) GDPR.
• Reports and blocks: legitimate interest in a safe community and in preventing abuse, Art. 6(1)(f) GDPR.
• Abuse protection at sign-up: legitimate interest in preventing repeated registrations to obtain credit, Art. 6(1)(f) GDPR.
• Operating this website: legitimate interest in secure and functional delivery, Art. 6(1)(f) GDPR.

AI analysis (cloud)

When you start the AI analysis of a card, or have switched on automatic start, the photos of the card (up to eight pages for folded cards and letters), the card type and your language choice go to our server (Supabase, Frankfurt) and from there to Anthropic, PBC (USA). All three levels (AI, AI Plus, AI Pro) use models of the Claude family. The model reads handwriting and print straight from the image and suggests place, country, date, sender, occasion and a summary.

This happens only after your explicit consent. You give it once and can withdraw it at any time under Settings › AI analysis › “Send photos for analysis”. Your friend list, your contacts and your device’s text recognition are not sent. Matching recognised senders against your people happens on the device. Only with AI Pro, and after a second consent, can you send the names and alternative names of your people as hints (setting “Names as hints”) so that nicknames are recognised.

If you have the recognised text of a card translated, that text (no photos) goes through our server to OpenAI (USA). You start a translation yourself, per card.

Anthropic and OpenAI process the data on our behalf and, under their API terms, do not use it to train their models. The transfer to the USA is safeguarded by the EU Standard Contractual Clauses.

The analysis makes no decision about you. It produces suggestions that you accept or discard one by one. There is no automated decision-making within the meaning of Art. 22 GDPR.

A simple text recognition by Apple also runs on your device. It only provides fallback text when the model transcribes nothing, and it detects Postcrossing IDs. It transfers no images.

People on your postcards

Postcards almost always contain other people’s data: handwriting, names, addresses, greetings. As long as you use the app purely privately, this falls under the household exemption in Art. 2(2)(c) GDPR. If you use card contents beyond that, for instance by publishing them, you are responsible for that processing yourself. We recommend obscuring other people’s names and addresses before publishing anything.

Location lookup

To convert place names into coordinates and back we use Apple’s map service. The relevant place information is transmitted to Apple for this purpose. The app accesses your device’s location services only if you switch on “Location for travel hints” in Settings. It then determines, at most every six hours and only roughly, the country you are in and compares it on the device with your friends’ wish countries. Your position is neither stored nor sent to our server. Only the conversion of coordinates into a country runs through Apple.

Storage on your device

The app stores your collection, your settings, caches and the sync queue on your device. This is necessary for the app to work (§ 25(2)(2) TDDDG, the German law implementing the ePrivacy rules). There is no tracking and no advertising identifier.

This website

The website is hosted by Cloudflare. When you open a page, Cloudflare processes technically necessary connection data such as your IP address, the time of access, the address requested, the amount of data transferred and your browser identification. This is required to deliver the site and to defend against attacks (Art. 6(1)(f) GDPR). We keep no logs of this website ourselves. Cloudflare processes on our behalf and is certified under the EU-US Data Privacy Framework.

This website sets no cookies, embeds no external fonts or scripts and uses no analytics or advertising tools. When you switch the language above, that choice is stored in your browser’s local storage so it is remembered on your next visit. This serves only the function you asked for (§ 25(2)(2) TDDDG) and can be cleared at any time through your browser’s website settings.

There is no contact form. If you write to us at the address given above, we process your message solely to handle your request.

Recipients and transfers to third countries

• Supabase, Inc. (USA): database, file storage, sign-in, server functions and realtime updates. The data is stored in Frankfurt (region eu-central-1). Where Supabase accesses it from the USA, for instance for maintenance, the EU Standard Contractual Clauses apply.
• Anthropic, PBC (USA): AI analysis on all three levels, only with your consent. EU Standard Contractual Clauses.
• OpenAI (USA): translation of recognised text, only when you start it. EU Standard Contractual Clauses.
• Resend, Inc. (USA): sending system emails such as the confirmation email and password resets, sent through the EU region in Ireland. Resend is certified under the EU-US Data Privacy Framework, and the EU Standard Contractual Clauses apply in addition.
• Cloudflare, Inc. (USA): hosting of this website. Certified under the EU-US Data Privacy Framework.
• Apple (Apple Distribution International Ltd., Ireland, and Apple Inc., USA): “Sign in with Apple”, push notifications, map service, payment processing and app delivery. Apple bases transfers to the USA on the EU Standard Contractual Clauses.
• Google LLC (USA): only if you sign in with Google. Certified under the EU-US Data Privacy Framework.

These services process data on our behalf (Art. 28 GDPR). For sign-in and payment, Apple and Google act as controllers in their own right. Transfers to the USA rely on the adequacy decision for the EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 GDPR) where the provider is certified, and otherwise on the Standard Contractual Clauses of the European Commission (Art. 46(2)(c) GDPR). You can request a copy of the clauses. We do not pass on your data for advertising purposes and we do not sell it.

Retention and deletion

• Your data is kept for as long as your account exists.
• Deleted cards first go to “Recently deleted” and are removed automatically after 7 days. On the server the data then remains for up to 30 more days as a technical backup before it is removed. Of every deleted card only its ID is kept for up to one year, so that other devices do not upload it again.
• You can delete your account in the app at any time (Profile → Settings → Account → Delete account). The data on the device is removed at once, the cloud data is kept for 30 days. If you sign in again within that time, everything is back. After that we delete account, cards, images and profile for good. Your username stays reserved during that period.
• Usage events are deleted after 180 days.
• Reports are stored for as long as necessary for review, abuse prevention and documentation. Blocks remain in place until lifted or until the account is deleted.
• Connection data of this website is kept briefly by Cloudflare only, under its own retention rules.

Your rights

You have the right of access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18) and data portability (Art. 20 GDPR). You can export your collection as a ZIP yourself at any time (Settings › Data › Backup).

Where we process data on the basis of a legitimate interest, you have the right under Art. 21 GDPR to object to that processing at any time on grounds relating to your particular situation.

You can withdraw consent you have given, for example for the AI analysis, at any time with effect for the future, in the app through the switches named above. The lawfulness of processing carried out until then remains unaffected.

For any request, write to support@dearlykept.de. You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority. The authority responsible for us is the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit), Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, Germany.

Data security

Data is transmitted encrypted (TLS). Access to your data is restricted by server-side access rules to your account and your confirmed friends.

Minimum age

Dearly Kept is for people aged 16 and over. If you are younger, you may only create an account with the consent of a parent or guardian, and they have to give the consent for the AI analysis. We do not collect age information and the app is not directed at children.

Changes

We update this policy when the app or the legal situation changes. The version available in the app and at this address applies.

Last updated: 1 November 2026